27 Oct Come ridurre i costi operativi con la standardizzazione dei processi di business

Nella loro crescita progressiva le aziende, in particolar modo quelle di grandi dimensioni, sviluppano un gran numero di processi di business distinti che sono in realtà ridondanti. Sono nati per rispondere a esigenze specifiche, ma in fondo fanno la stessa cosa, solo in dipartimenti diversi dell’azienda o in zone geografiche differenti. Alcune imprese non fanno caso più di tanto a questo tema, con l’idea di salvaguardare presupposte peculiarità positive dei vari processi. In realtà questo sviluppo non organizzato comporta inefficienze che è opportuno contenere.

Il tema sotteso è la riduzione dei costi operativi. Standardizzare i processi di business porta a risparmiare in maniera esplicita – ossia spendendo effettivamente meno, come accade nella produzione e nel procurement – e soprattutto indirettamente, aumentando l’efficienza operativa dell’impresa. Alcune stime indicano che la standardizzazione dei processi porta a una riduzione dei costi operativi del 10 percento circa, con punte anche del 30 percento in casi particolari. Sono percentuali elevate perché altrettanto elevate sono le inefficienze di processi molto diversificati, che in ultima analisi impediscono di offrire prodotti e/o servizi in maniera coerente anche in scenari diversi solo di poco, tanto all’interno quanto all’esterno dell’impresa.

Dal punto di vista interno standardizzare i processi significa renderli più chiari, facilitare il loro flusso e rendere possibili misurazioni comparabili delle loro performance. Avere processi comuni significa anche ridurre la probabilità di errori e poter trasferire più facilmente la conoscenza relativa alla gestione degli stessi. Considerazioni analoghe valgono nelle relazioni con interlocutori esterni all’azienda: tutti i rapporti si semplificano, sia a livello tecnico-pratico sia per quanto riguarda lo scambio di informazioni.

Un ambito particolare è infine quello della gestione IT. Dato che qualsiasi processo di business è supportato da sistemi IT, la standardizzazione permette di adottare soluzioni uniformi in tutta l’impresa, anche nella collaborazione con i partner della supply chain. Ne consegue immediatamente un risparmio sensibile nella gestione dell’IT, che non deve più manutenere e sviluppare personalizzazioni specifiche e moduli ad hoc.