Intranet e newsletter aziendali: migliorare la comunicazione interna per aumentare la produttività

Incomprensioni, informazioni che non circolano e rendono difficile il lavoro quotidiano. Una comunicazione scarsa in azienda, fra colleghi o fra persone di diverso grado, può rendere le ore in ufficio un incubo per tutti e portare a un calo di produttivitàdell’impresa. Gli errori commessi dagli impiegati perché non sono a conoscenza delle politiche aziendali o di un determinato progetto in corso possono costare caro al bilancio della compagnia.

Una perdita economica di 62 milioni di dollariall’anno per ogni azienda: il danno economico può arrivare a tanto, secondo il rapporto “The cost of poor communications” scritto dall’esperto statunitense di comunicazione aziendale David Grossman.

Un flusso di informazioni costante ha invece un grande potenziale anche per creare, fra l’altro, spirito di gruppofra i dipendenti. Più nello specifico, dice il rapporto già citato, il dialogo in un ambiente di lavoro serve a quattro funzioni: informazione, formazione, coordinamento e condivisione di valori e strategie.

Che si tratti di una grande o di una piccola impresa, stabilire un piano di comunicazione interna è dunque fondamentale e fare sforzi per migliorare il flusso di notizie è quasi d’obbligo. Intranet, social media e chat, newsletter, oltre che il dialogo faccia a faccia, sono al centro della questione. Software di comunicazione possono aiutare in questo compito. Un altro passo per rendere efficace la comunicazione è l’organizzazione di riunioni, che siano produttive e si concludano con la presa di decisioni.

Il rapporto sui costi della scarsa comunicazione sottolinea anche altri aspetti meno immediati. Rendere disponibili con facilità i documenti interni, condividere un calendario degli appuntamentie una rubrica dei contatti sono metodi che semplificano i passaggi comunicativi interni.

Per creare spirito di gruppo, si può anche pensare allo strumento dell’house organ, periodico pubblicato dalla società e distribuito a tutti i dipendenti. Tutto quello che può essere utile per creare un linguaggio interno al gruppo di lavoro è positivo. Anche fuori dall’ufficio: in quest’ottica, una festa o un aperitivo aziendale favoriscono le chiacchiere informali e le amicizie.

In generale, una politica open door, dove il dialogo è incoraggiato innanzitutto dal tenere aperte le porte dell’ufficio, è una buona soluzione. Allo stesso modo, è importante dare sempre un feedback a dipendenti e colleghi, che sia chiaro e costruttivo. Per essere completa, la comunicazione dovrebbe seguire tre direzioni: top down, dal capo ai dipendenti, bottom up, dagli impiegati ai direttori, e trasversale, fra i colleghi.

Altra idea, utilizzata in alcune aziende, è la creazione di una rete di supporto, composta da alcuni dipendenti che hanno il compito di raccogliere e riferire le informazioni. Il supporter ha vari compiti, fra cui quello di ascoltare le opinioni dei colleghi o di fare in modo che una determinata informazione giunga alle orecchie di tutti.

Anche strumenti in apparenza più banali, come una bacheca all’ingresso dell’ufficio, possono rivelarsi utili per mantenere un luogo fisico di incontro e di scambio. Infine, la base di tutto: mai dimenticarsi il saluto! Dire “buongiorno” la mattina è il primo passo per mantenere ottimi rapporti in un team.