Fatturazione elettronica, i vantaggi per le imprese

Dopo l’annunciato sciopero da parte dei benzinai, anche l’obbligo di fatturazione elettronica per le cessioni di carburante scatterà, invece che dal 1 luglio 2018, a partire da gennaio 2019, quando la fattura elettronica diventerà obbligatoria per tutte le transazioni fra privati. Il governo ha annunciato che si aprirà un confronto per trovare un percorso condiviso.

Per attrezzarsi al cambiamento, ci vuole tempo. È necessario dotarsi di un software di fatturazione elettronicae capire come funziona il nuovo sistema. Il ciclo attivo di fatturazione si modificherà in modo consistente, ma la novità porterà notevoli vantaggi, come sottolineato dagli esperti di Agenda Digitale.

Con la contabilizzazione diretta dei documenti emessi e l’integrazione completa del ciclo dell’ordine, i tempi di invio della fattura al cliente si accorciano. Il risparmio, poi, esiste anche in termini di costi: si eliminano infatti quelli legati all’invio e alla consegna di documenti cartacei. Attraverso il Sistema d’Interscambio sarà possibile monitorare il documento. I diversi reparti di un’azienda, inoltre, potranno accedere online alla fattura.

Con la gestione elettronica di dossier documentali relativi a transazioni o singoli clienti, diventeranno più semplici i processi di verifica, consultazione e ricerca di dati. Anche in caso di controlli di gestione interni o di audit esterni, le richieste verranno evase con più velocità e accuratezza.

La fatturazione elettronica assicura l’utilizzo di procedure standardizzate per il recupero delle informazioni richieste, oltre alla riconciliazione automatica fra dati contabili e finanziari e alla verifica tra valori di cassa e situazione commerciale (di credito o debito).

Come specificato dagli esperti di Agenda Digitale, i vantaggi sono maggiori quanti più sono i dati che vengono indicati nella fattura e quindi i campi compilati nel documento Xml. Alcuni sono obbligatori perché richiesti dalle norme fiscali, altri no. Ma capire quali informazioni ulteriori possono essere utili per soddisfare le esigenze di vari reparti dell’azienda, dagli amministrativi ai commerciali fino al marketing e alla logistica, può tornare utile.

È importante indicare tutti quei particolari necessari per tracciare l’intero flusso attivo, dall’ordine fino al saldo, passando per la consegna, come i dati dell’ordine di acquisto, quelli del trasporto o i termini del pagamento. Di queste informazioni possono essere indicati ulteriori dettagli: per esempio, per il trasporto si può scrivere il numero della licenza di guida, il mezzo usato, la causale, la descrizione dei colli o la data del ritiro.

La compilazione dell’indirizzo telematico del destinatario, attraverso i codici del Sistema di Interscambio, dell’indirizzo di posta elettronica certificata e del codice convenzionale a sette zeri con le informazioni su codice fiscale o partita Iva, costituisce un altro elemento fondamentale per la dematerializzazione del ciclo attivo.

Riguardo al ciclo passivo, invece, il vantaggio più evidente sta nell’ottenere file digitali strutturati, che non devono essere ricopiati a mano all’interno di un sistema perché possono essere letti nel momento in cui vengono ricevuti.